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GUIDE DU CHANTIER 5S DANS LES BUREAUX

SÉQUENCE 1 : LE TRI - Préparer l'élimination de l'inutile (matériel/immatériel)
SEQUENCE 2 : L'INVENTAIRE DE LA REMISE EN ETAT - Préparer le maintien de la propreté et les réparations
SEQUENCE 3 : L'IMPLANTATION - Préparer l'organisation de l'espace et de l'information
SEQUENCE 4 : LA REMISE A NIVEAU - Mobiliser les énergies/Décrire les besoins en information
SEQUENCE 5 : L'AFFECTATION - Structurer et identifier notre savoir
SEQUENCE 6 : LE MAINTIEN - Déterminer l'adéquation info/support/destinataire
SEQUENCE 7 : L'AMELIORATION - Faciliter la mise à disposition de l'information
SEQUENCE 8 : LA VISUALISATION DES REGLES - Faciliter le pilotage
SEQUENCE 9 : L'IMPLICATION DE CHACUN - Formaliser les nouvelles règles de vie

Supports d'audits de validation d'étape : (fichier power point 352 ko)
Fiche d'audit simplifiée d'après chantier 5S : (fichier excel point 27 ko)

Les sujets de KAIZEN dans les bureaux 

SÉQUENCE 1 : LE TRI
Préparer l'élimination de l'inutile (matériel/immatériel)
Objectifs
Repérer tout ce qui est inutile et inventorier ce qui manque

Déroulement
1 - Les Zones "Attente de Décision" et "Attente de Destruction" (ZAD) doivent être créées à l'intérieur du territoire. Il en est de même pour les supports informatiques pour lesquels on ouvrira un fichier ZAD.
2 - Les listes de manquants, de défectueux et d'inutiles doivent être affichées sur le territoire.
2 - Réunir le personnel autour du tableau et expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit.
4 - Répartir le personnel en binômes sur le territoire préalablement divisé en zones.
5 - Distribuer au personnel les fiches conseil "TRI" ainsi que les étiquettes avec attaches et marqueurs.
6 - Faire inspecter les zones par les binômes.
7 - Objets inutiles non déplaçables :
-  à tout élément non déplaçable et manifestement inutile, bien en évidence, une étiquette rouge   (rouge : élément à sortir du territoire et à jeter, renseigner l'étiquette (numéro) et renseigner la liste "inutiles non déplaçables".),
- à tout élément non déplaçable qui ne paraît pas nécessaire, une étiquette jaune   (jaune : élément nécessitant un emplacement différent de l'emplacement actuel  ou élément nécessitant une prise de décision quant à sa facilité et son utilité),
8 - Objets inutiles déplaçables :
- disposer ces éléments, en ordre, dans la zone "attente de décision" ou "attente de destruction",
- renseigner une étiquette jaune apposée sur chaque objet (numéro) et renseigner la liste "en attente de décision".
9 - Repérer les éléments manquants et les reporter sur la fiche "liste des manquants".
10 - Renseigner le plan d'actions standard sur toutes les actions de débarras à réaliser ou les décisions à prendre (y compris l'archivage des documents).
11. Faire une copie de l'organigramme des commandes disque dur (copies d'écrans imprimées) ; au besoin la liste des écrans consultables par les terminaux informatiques.
12. Etablir par brainstorming de chacun, puis par synthèse, la liste des infos "papiers" échangées.

Comment trouver l'inutile ou les manquants ?

Etagères et armoires
*  dessus les étagères  hautes et dessous les étagères basses. 
*  dessus et derrière les armoires.
*  intérieur de chaque placard, tiroir, boîte...

Allées, coins, murs
*  bordures d'allées (notamment là où il y a peu de passage).
*  le long des murs. 
*  appuis de fenêtres.
*  coins et endroit où l'on va rarement.
*  sous escaliers.
* endroits non éclairés.
*  pourtours des piliers.
* accessoires fixés sur les murs et piliers.

Informatique
* fichiers dormants, inutilisés, obsolètes, inconnus.
copies de copies.
fichiers temporaires.

Sols
*  éléments sortant du sol inutiles (anciennes fixations….).
*  anciens marquages inutiles.
*  papiers et dossiers, gobelets, élastiques….. (besoins  de poubelles, cendriers….).

Manuels, instructions, notes
*  inutiles.
*  non mis à jour.
* en double.
*  en classeur au lieu d'affichage.
* illisibles, incompréhensibles ou incompris.
* confidentiels ou d'accès général.

Matériel de sécurité
* extincteurs déplacés, non révisés, non accessibles.
* lances à incendie dégradées, non accessibles.
* filtres ou grillages absents (ventilation, climatisation, chauffage).
* arrêts d'urgences inopérants, absents, cassés.

Exemple de gestion de la zone d'attente de décision

1 - Tout objet pénétrant dans la ZAD doit comporter une étiquette complétée avec des indications sur sa provenance et son utilisation.
2 - L'objet est évacué ou éliminé après décision des membres du groupe.
3 - Aucun objet ne peut être enlevé par une personne de l'extérieur du territoire sans l'accord du pilote ou du parrain.
4 - Les listes d'attente de décision ou inutiles non déplaçables sont mises à jour, suite à l'évaluation de celles-ci.
5 - Avant toute évacuation, vérifier si l'élément ne fait pas l'objet d'une procédure spécifique :
  - tri des déchets,
  - désimmobilisation,
  - dépollution.
6 - La ZAD doit demeurer propre et ordonnée.

SEQUENCE 2 : L'INVENTAIRE DE LA REMISE EN ETAT
Préparer le maintien de la propreté et les réparations
Objectifs
Préparer la remise en état du territoire

Déroulement
1 - Réunir le personnel autour du tableau.
2 -  Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit.
3 -  Répartir le personnel en binômes sur le territoire préalablement divisé en zones et faire inspecter les zones.
4 -  Prévoir pour chaque élément de l'installation comment nettoyer (avec quoi ? quel temps faudra-t-il ? Et avec combien de personnes), penser au nettoyage physique et informatique !
 Remplir, sur place, "un post-it 76 x 76" avec les renseignements ci-dessus et les conserver pour pouvoir construire ultérieurement le planning de la journée 5S.
5 - Repérer également lors de cette visite tout ce qui est cassé, fonctionne mal, rouillé, abîmé, bricolé, etc. à l'aide d'une étiquette bleue,
 Renseigner l'étiquette bleue (numéro) et la liste des non conformités.
6 -Renseigner le plan d'action standard de toutes les actions de nettoyage, retouches, réparations, remises à jour informatiques,  à réaliser ou les décisions à prendre AVANT la journée. 5 S.
7 -  Réaliser si nécessaire des essais de produits pour faciliter certains nettoyages  difficiles ou délicats.
8 - Dresser la liste du matériel qui sera nécessaire lors de la journée 5S (fiche jointe).
9 - Dresser la liste du futur "kit de propreté" qui restera sur l'espace après la journée 5S.
10 - Faire valider la charge de nettoyage de la journée 5S.
11- Suite à l'étude des informations échangées par l'espace 5S, les supports utilisés sont discutés et des pistes d'amélioration sont lancées.

Comment préparer l'inventaire de la remise en état ?

1. Défectuosités
Armoires qui ne ferment plus, portes coincées, cabossées.
Vitres cassées.
Ampoules claquées, serrures inefficaces, clés perdues.
Fuites.
Programmes informatiques qui " se plantent", impossibilité d'accéder à toutes les commandes.
…...

2. Dresser la liste des éléments du kit de propreté
Lister les outils (description et quantité) de nettoyage.
Lister les produits (description, quantité et contenants).
Définir son emplacement.

3. Dresser la liste du matériel de la journée 5S
Lister le besoin en précisant le type de matériel et la quantité (outils et produits). Ne pas oublier les matériels de manutention, de sécurité ou de protection.
Peinture, moquette,… à étudier cas par cas.

4. Post-its d'évaluation des charges
Préciser l'objet concerné, l'action à réaliser, les moyens nécessaires et la durée estimée.
Ne pas négliger les temps perdus pour chaque action (préparer les outils, transport…).
Pour les actions de peinture, prévoir un temps d'inutilisation pour cause de séchage peinture.
Certaines actions préparatoires peuvent être programmées la veille de la journée 5S.

5. Systèmes d'évacuation des déchets
Prévoir des bacs, des conteneurs, des sacs poubelles, adaptés au contenant (chiffons, plastiques, cartons et papiers, classeurs, archives, etc.).

Etudier l'emplacement des poubelles, délimiter et identifier leur zone de stockage.

Rendre le système d'évacuation des déchets le plus visuel possible en indiquant notamment sur la poubelle : le type de déchet, la fréquence de vidage, un plan précisant l'endroit de vidage.

NB1 :  Se rapprocher du Chef de Projet Interne pour harmoniser les contenants et leur signalétique.
NB2 : Se rapprocher du chef de Projet Interne pour rendre cohérent le processus central de tri et de collecte des déchets avec le système local d'évacuation.
NB3 :  Lors de la journée 5 S, prévoir de chiffrer leur poids, volumes, quantités. Ces données seront affichées sur le tableau de communication et utiliser ultérieurement pour chasser les causes de salissures.

Attention à préserver la confidentialité de certains documents (destruction, tri, personnes habilitées….)
 

SEQUENCE 3 : L'IMPLANTATION
Préparer l'organisation de l'espace et de l'information
Objectifs
Regrouper les fonctions similaires.
Identifier des zones de rangement.
Préparer, éventuellement,  une mini-réimplantation.

Déroulement
1 -  Réunir le personnel autour du tableau.
2 -  Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit.
3 - Prévoir une implantation MACRO de l'espace en tenant compte des principales fonctions de la documentation commune et des zones d'archivage.
4 -  Dessiner éventuellement un plan de réimplantation.
5 -  Un plan de rangement de chaque armoire et des étagères est élaboré de façon synthétique.
6 - La planification du rangement d'une documentation critique pour l'espace est élaborée (ex. : documentation commune fournisseurs, fichier salariés, archives, facturation,….). 
7 - Renseigner le plan d'action standard de toutes les actions de rangement, déménagement, aménagements  à réaliser ou les décisions à prendre AVANT la journée 5 S.
8 - Faire valider le plan de réimplantation par le groupe et prévenir les services supports.

Comment prévoir la ré-implantation ?

1. Post its journée 5S
Inscrire sur le post it 76 x 76 les actions de rangement concernant le matériel, les équipements, les mobiliers, les outillages, la matière, les consommables, les documents (action à réaliser, moyens et temps nécessaires, à qui ?).

2. Plan de ré-implantation
 Réaffecter sur le plan les espaces libérés par l'évacuation des objets inutiles y compris les ZAD.
 Dégager sur plan les allées et passages.
 Prévoir l'accessibilité aux armoires et étagères.
 Prévoir un emplacement pour les consommables bureaux et le kit de propreté.

SEQUENCE 4 : LA REMISE A NIVEAU
Mobiliser les énergies/Décrire les besoins en information
Objectifs
Mettre sur pied une organisation en vue d'optimiser les ressources lors de la journée 5S, c'est-à-dire :
 -  réaliser toutes les actions prévues dans le plan d'action de la journée 5S,
 - utiliser au mieux les ressources,
 - éviter toute attente ou temps mort,
 - éviter les imprévus.

Réaliser les opérations décidées lors des séquences 1, 2 et 3 en temps bref (la journée 5S).

Déroulement de la programmation
1 - Examiner tous les post its d'action journée 5S écrits lors des trois premières séquences, afin de :
 - décider si l'action doit être réalisée par les personnels de l'espace ou par une assistance externe aux personnels de l'espace,
 - prévoir d'éventuels travaux préliminaires pour faciliter le démarrage de la journée 5S,
 - prévoir d'éventuels travaux/test de redémarrage des équipements après la journée 5S.
2 - Définir la plage horaire de la journée 5 S.
3 - Connaître le nombre de personnes et leur engagement.
4 - Découper le territoire en zones et affecter des binômes dans ces zones.
5 - Placer chaque post-it sur le tableau "Planning de la journée 5S" en fonction de l'ordre d'exécution des tâches.
6 - Préparer le briefing de démarrage de la journée 5S (document ci-joint).

Déroulement de la journée 5S

1 - Faire le briefing de démarrage autour du tableau en : (PILOTE)
-  expliquant son fonctionnement,
-  indiquant où se trouve le matériel nécessaire,
- rappelant les consignes de sécurité particulières,
-  précisant l'organisation de la journée (pauses, repas, boissons),
- informant sur l'usage de produits de nettoyage spécifiques,
-  suggérant de rédiger des post-its d'amélioration au cours de la journée (voir feuille "procédure de lancement de la journée 5S).
2 - Donner le top de départ des travaux (ENCADREMENT).
3 - Assurer la liaison entre les personnes (ENCADREMENT + CHEF DE PROJET).
4 - Faire vivre le planning en s'assurant que les post-its des tâches terminées ont été transférées dans la colonne de droite du tableau (PILOTE).
5 - Assurer l'ambiance de travail (ENCADREMENT).
6 - Stimuler les personnes pour obtenir de nouvelles idées (CHEF DE PROJET).
7 - Elaborer les consignes de fin de journée qui permettront de maintenir l'état obtenu (PILOTE).
8 - Prendre des photos pendant l'action (CHEF DE PROJET).
9 - Faire réaliser l'audit d'auto-évaluation de fin de journée 5 S (PILOTE).

Comment préparer la journée 5S ?

Matériel
1 -  Préparer et amener le matériel de nettoyage la veille de la journée 5S.
2 -  Réaliser le planning de la journée 5S en collaboration avec les services support et l'encadrement.
3 -  Prévoir du petit matériel de réparation (colle, crochets, perceuse, forets, vis, rondelles, etc.).
4 -  Prévoir des vêtements de protection (blouses, cottes jetables, gants, lunettes, etc.) pour les personnes non équipées.

Sécurité
1 -  Faire le tour du territoire avec la personne chargée de la sécurité.
2 -  Repérer les tâches dangereuses en collant une gommette rouge sur le post-it de ces tâches.
3 -  Repérer les endroits dangereux ou confidentiels et prévoir de les baliser avec des chiffons rouges ou des bandes de sécurité rouges et blanches.
4 -  Prévoir les procédures particulières : mise hors tension et sous tension des équipements électroniques, utilisation d'échelles ou d'échafaudages, utilisation de produits de nettoyage chimiques, etc….
5 -  Prévoir la remise en route des "micros" avant la fin de la journée 5S.

Communication
1 -  Prévoir de prendre quelques photos d'endroits qui seront améliorés de façon significative à l'issue de la journée 5S.
2 -  Afficher le planning de la journée 5S quelques jours avant celle-ci (cf. tableau ci-après).
3 - Prévoir, en début de journée 5S, 15 mn pour en expliquer le fonctionnement, déroulement et organisation (déjeuner, pauses…).
4 - Prévoir des pauses avec café/eau à volonté ainsi que des confiseries, sur les lieux de la journée.
5 - Organiser le repas du midi de sorte que les participants restent ensemble.
6 - Prévoir, en fin de journée, 30 mn de debriefing du groupe avec la Direction.

Tableau de la journée 5S

Comment animer la journée 5S ?

1 - Veiller à ce que le nettoyage se fasse de haut en bas.
2 -  Se fixer un objectif quantitatif sur les nouvelles idées à trouver lors de la journée 5 S (fixer un chiffre important ex. : 50 nouvelles idées).
3 -  Veiller à ce que la zone d'attente de décision soit libérée pour la fin de la journée.
4 - Veiller à mettre en place le(s) kit(s) de nettoyage.
5 - Comptabiliser tout ce qui a été jeté (poids, volume, quantité).
6 - Traiter chaque post-it d'amélioration en le reportant si besoin sur le plan d'action.
7 - Rédiger le bilan de la journée 5 S.
8 - programmer le maintien quotidien de l'espace 5S (2 - 3 - 5 mn 5S) en y incluant les salles de réunion.

Comment lancer la journée 5S ?

Expliquer l'objectif de la journée

Effectuer la remise à niveau (les opérations inscrites sur les post-its tout au long des séquences 1, 2 et 3. (débarrasser, nettoyer, réparer, ranger), c’est-à-dire concrétiser le travail.

Décrire l'organisation de la journée
Décrire les horaires/équipes/actions à réaliser.
Expliquer comment valider les actions terminées (transférer le post-it à droite du tableau après y avoir inscrit la fréquence future de maintien de la propreté et le temps nécessaire).
Déterminer le challenge (nombre d ’idées nouvelles pendant la journée).
Déterminer le but de la journée (plus jamais…après cette journée).
Expliquer l ’organisation des pauses, boissons.
Annoncer la prise de photos, film.
Choisir l’écriture des nouvelles idées par chef de projet ou pilote.
Avertir d'un debriefing en fin de journée.

Rappeler les règles élémentaires de sécurité
Pas "d'escalade" pour les interventions en hauteur.
Prendre connaissance des consignes d'utilisation pour les produits de nettoyage.

Revêtir les vêtements de protection.
Se servir à volonté en matériel de nettoyage…….. Et on commence…….

Comment établir les opérations régulières de maintien ?

Objectif
Organiser un entretien régulier et approprié pour garder en permanence l'espace organisé et propre.

La gamme de maintien
 Etablir une check-list des éléments à entretenir (étagères, bureaux, salles de réunion, …..) :
- s'attacher à ce qui est caché aussi bien qu'à ce qui est visible (intérieur des meubles).
 Préciser pour chacun de ces éléments :
- la fréquence de l'entretien (bimestrielle, quotidienne, semestrielle….),
- la méthode (vérification du rangement, dépoussiérage, nettoyage des écrans….),
- les moyens à utiliser (bombe pour informatique, classeurs, boîtes à archives, plans de rangement….),
- la personne responsable (personne du territoire, service entretien….),
- les observations éventuelles.

Le planning de réalisation
 Cocher sur un calendrier les semaines planifiées pour chacune des opérations.

La certification
 Signer ou surligner la case du calendrier lorsque l'opération a été réalisée.

Recommandations
Ne faire signer/surligner que les opérations de maintien qui ne sont pas quotidiennes.
Les gammes peuvent être :
soit en un endroit commun "administratif" sur l'espace,
soit sur le kit de propreté.
S'assurer de la connaissance du process de recomplètement des produits utilisés.
S'assurer de l'information à chacun sur le bien fondé et la nécessité de réaliser les opérations.

SEQUENCE 5 : L'AFFECTATION
Structurer et identifier notre savoir
Objectifs
Organiser (signalétique, rangement) l'espace afin de :
 - permettre à quiconque de trouver rapidement l'information qu'il cherche,
 - réduire les risques d'erreurs,
 - réduire les volumes et surfaces non utiles.

Déroulement
1 - Réunir le personnel autour du tableau.
2 - Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit.
3 - Répartir les rubriques sur les différents membres du groupe.
4 - Faire réaliser les actions en s'aidant des fiches conseil ci-après.

Comment identifier l'espace 5S ?

Niveau général
 Vision première lorsque l'on arrive sur l'espace. Préciser le nom du bureau, ainsi que les fonctions des différentes personnes du Groupe. Un plan de la zone MACRO permet d'aider le repérage. Des photos peuvent être utilisées pour identifier les membres.

Niveau mobiliers
 Il s'agit d'indiquer, de façon synthétique, le contenu des armoires. Sobriété et clarté sont les maîtres mots.

Niveau micro
 Nous rentrons à l'intérieur des armoires, des étagères et des tiroirs. Il s'agit de repérer précisément l'emplacement des dossiers, des documents, des consommables,...

Comment identifier et ranger les documents ?

Etablir l'organigramme documentaire de l'espace

 Ex. :





Codifier l'organigramme en utilisant codes couleurs, chiffres, lettres,……
 pour chaque document, on pourra préciser les durées d'archivage.
Editer les étiquettes types pour l'identification des classeurs, boîtes d'archives, dossiers puis déterminer des standards.
Commencer la mise en place en respectant le standard et la codification.

… Compléter le plan de l'armoire ou de l'étagère.
 Repérer les adresses des documents sur les étagères.

Comment choisir les modes de rangement et de préhension ?

Recommandations générales

*  Accès facile et rapide pour les objets à fréquence d'emploi élevée.
*  Reconnaissance de l'objet au premier coup d'œil.
*  Protections pour les objets fragiles.
*  Règle du "premier entré, premier sorti" pour les stocks et les consommables. 
*  Eviter les armoires fermées. Si tel doit être le cas (poussière, sécurité, qualité, etc.), utiliser des portes vitrées ou du grillage. Si une porte pleine et aveugle est nécessaire, apposer une étiquette grand format qui précisera le contenu.
Chercher à réduire le nombre de placards, casiers, étagères pour ne conserver que l'essentiel.
Prévoir d'occuper les zones vides (plantes vertes, aire de réunion, aire d'exposition, espace de communication) ou les condamner.

Documents
* Ranger dans un support plastique rigide à l'endroit où on en a besoin.
* Utiliser des couleurs pour faciliter le repérage.
* Classeurs : ranger dans casiers, légèrement inclinés, à hauteur du coude.
Courrier : faciliter l'aiguillage à l'entrée dans l'espace.

Fils, câbles
* ne doivent pas traîner sur le sol : les surélever.
* les regrouper, les relier, les identifier.
* les placer dans des chemins de câbles ou des goulottes.
* les disposer en lignes droites et angles droits.

SEQUENCE 6 : LE MAINTIEN
Déterminer l'adéquation info/support/destinataire
Objectifs
Supprimer la ou les premières grandes causes de dérive

Déroulement
1 - Réunir le personnel autour du tableau
2 - Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit 
3 - Créer un sous-groupe "réduction des papiers"
a) Etape 1: 
 1 - Identifier les types de dysfonctionnements, ex. : post-its collés sur l'écran, archives non gérées, affichage, vieillissement, documents redondants, copies papier,...
 2 - Donner une note (1 : faible à 5 : très élevée) à chaque type de dysfonctionnement, en tenant compte des critères sur le chantier :
- étendue (géographique),
- gravité (importance visuelle),
- fréquence (périodicité),
- difficulté de l'amélioration
 3 - Classer les types de dysfonctionnement par ordre décroissant
 4 - Fixer un objectif (quantitatif) à supprimer obligatoirement.
b) Etape 2 :
Pour chaque dysfonctionnement, chercher les causes en s'aidant des 5 M (milieu, méthodes, main d'œuvre, moyens, matériel, matière)
c) Etape 3 :
Pour chaque cause, chercher toutes les solutions possibles. 
d)  Etape 4 :
Choisir les solutions en fonction de leur faisabilité et leur cohérence par rapport à l'environnement de travail. 
Planifier la mise en application des solutions.

Comment maintenir en état ?

Etablir une référence en fin de journée : (ex: liste des tâches àréaliser en quittant son poste de travail)
 

Audits, indicateurs

SEQUENCE 7 : L'AMELIORATION
Faciliter la mise à disposition de l'information
Objectifs
1 - Maintenir et améliorer sans cesse le rangement, la clarté : documentaire et informatique, sur l'espace.
2 - Rendre visibles les dysfonctionnements afin de mieux les éliminer.

Déroulement
1 - Réunir le personnel autour du tableau.
2 - Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit.
3 - Répartir les rubriques sur les différents membres du groupe.
4 - Faire réaliser les actions en s'aidant des fiches conseil ci-après.

Points clés
Affecter un responsable documentaire pour chaque zone.

Structurer et standardiser les disques durs

SEQUENCE 8 : LA VISUALISATION DES REGLES
Faciliter le pilotage
Objectifs
Passer d'une culture où les règles, les standards et les procédures se trouvent dans des documents vers une organisation où tout est visible, imagé, clair.

Déroulement
1 - Réunir le personnel autour du tableau.
2 - Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit. 
3 - Répartir les rubriques sur les différents membres du groupe.
4 - Faire réaliser les actions en s'aidant des fiches conseil ci-après.

Comment visualiser les règles ?

1. Mettre à jour les tableaux d'affichage et visualiser les indicateurs principaux du service
2. Mettre en place des systèmes anti-erreurs dans des armoires ou tiroirs.
3. Faire correspondre charte couleur et éléments physiques. 
4. Afficher le planning des disponibilités du groupe.
5. Construire les gammes visuelles pour aider à la capitalisation du savoir-faire.
6. Mettre en évidence les consignes de rangement et/ou nettoyage.
7. Utiliser des pictogrammes pour remplacer les règles écrites.
8. Repérer les niveaux mini/maxi de certains stocks.
(armoire contenant les consommables du bureau)
9. Mettre les informations nécessaires au réapprovisionnement sur le lieu de stockage. 

Comment trouver les points à mettre sous contrôle visuel ?

1 - Que faut-il surveiller ? repérer ? contrôler ? gérer ?
2 - Quels sont les points importants (pannes, propreté, rangement, entretien, qualité, sécurité, etc.) ?
3 - Quels peuvent être les dysfonctionnements ? les anomalies ? les erreurs ? les omissions ? les signes de défaillance ? les risques d'accident ? 
4 - Quels sont les obstacles à leur visibilité ? 
5 - Quels sont : les règles ? les normes ? les standards ? pour ces points. 
6 - Quels sont les moyens de contrôle ? d'inspection ?
7 - Quelles sont les actions correctives ou préventives à mettre en place ? 
...

Comment définir les moyens de contrôle visuel ?

Utiliser les 5 sens : l'homme est un capteur humain.
Ne pas craindre les informations redondantes (vue + ouïe + toucher + ...).
Différencier les objets et emplacements (couleurs, formes, éclairages, mouvements, environnement, milieu, etc.). 
Accentuer les contrastes (couleurs vives, éclairage ponctuel, etc.). 
Utiliser des pictogrammes et des schémas plutôt que du texte. 
Indiquer clairement ce qu'il faut faire et ne pas faire. 
Placer les informations directement sur les objets concernés.
Rendre visible ce qui ne l'est pas (intérieur armoires, dossiers bureaux,….) par des systèmes physiques (lumières, vitres, etc.). 
Faire réaliser par les utilisateurs chaque fois que possible.

Quelques aides visuelles (à combiner entre-elles) :

- panneaux descriptifs,
- étiquettes, plaques,
- couleurs, 
- schémas, photos,
- pièces colorées, 
- vidéo,
- signaux lumineux ou sonores,
- tableaux, plannings,
- délimitation de zones, 
- marques de positionnement correct (sols, hauteurs,ordinateurs, téléphones, etc....), 
- numérisation des valeurs, 
- plan de la section avec commentaires sur les objets ou les personnes,
- etc….

Comment mettre en place les dispositifs anti-erreurs ? 

On ne peut rester attentif en permanence. Si on ne se protège pas, il y aura toujours des défauts, il faut donc mettre en place des dispositifs physiques interdisant l'erreur.

Etapes pour installer des systèmes anti-erreurs :
1 - Découvrir les erreurs d'inattention.
2 - Définir l'objectif du dispositif.
3 - Analyser les causes d'erreur (voir ci-dessous). 
4 - Proposer des actions préventives. 
5 - Mettre en place les actions préventives. 
6 - Vérifier l'effet de ces actions.
7 - Standardiser.

Causes d'erreurs (ou d'omissions) possibles :
 Processus mal défini.
 Variations excessives dans les modes opératoires.
 Documentaire. 
 Pas de gestion.
 Omission volontaire. 
 Hasard. 
 ...

Pistes de solutions :
- différencier les objets ou emplacements par couleur, taille, forme, lumière, voyants, etc. 
- repérer (couleur, signe, logo, etc.) les endroits d'intervention.
- couvrir les endroits à risques. 
- utiliser la symétrie ou l'asymétrie plutôt que de la subir. 
- relier les organes ou dossiers qui risquent de se séparer.
- s'entraîner pour ne plus faire d'erreur.
- utiliser des check-lists pour ne rien oublier.

Comment visualiser les règles et check-lists ?

1 -  Structurer (rubriques : phases, étapes, opérations, moyens, etc..) les check-lists et modes opératoires.
2 -  Utiliser abondamment les photos, schémas, dessins, plans, diagrammes, logos, etc. 
3 -  Utiliser la vidéo.
4 -  Examiner la possibilité d'"écrire" la procédure directement sur l'installation : 
* n° des étapes, 
* représentation schématique des étapes, 
* repères de couleurs ou de formes différentes, etc. 
5 -  Faire rédiger les check-lists et procédures en groupe avec la participation du personnel concerné. 
6 -  Renforcer la visibilité générale : peinture claire, éclairage renforcé, suppression de cloisons et de recoins, suppression des portes d'armoires, etc. pour mieux faire apparaître toute anomalie. 
7 -  Afficher le planning d'entretien : inspection avec des signes qui permettent d'indiquer si les opérations ont été effectuées.

SEQUENCE 9 : L'IMPLICATION DE CHACUN
Formaliser les nouvelles règles de vie
Objectifs
Etablir des nouvelles règles de vie.
Attribuer des responsabilités à chaque personne dans le territoire.
Faire prendre de nouvelles et bonnes habitudes.
Amorcer un processus de progrès permanent.
Favoriser l'appropriation des lieux par le personnel.

Déroulement
1 -  Réunir le personnel autour du tableau.
2 -  Expliquer l'objectif de la séquence à l'aide de la feuille d'audit.
3 - Répartir les rubriques sur les différents membres du groupe.
4 -  Faire réaliser les actions en s'aidant des fiches conseil ci-après.

L'implication de chacun : procédure

1. Formaliser les responsabilités de chacun.
2. Programmer des campagnes de nettoyage/rangement collectif.
3. Choisir le prochain thème de progrès dans la matrice 5S.
4. Préparer la présentation de fin d'apprentissage de l'espace.
 (support, déroulement)

Comment responsabiliser chacun et prendre de bonnes habitudes ?

1 - Formaliser les règles de comportement et les responsabilités de chacun.
2 - Communiquer ces règles et former à leur application.

Conseils :

1 -  Tout le monde est concerné et met en application. 
2 -  L'encadrement montre l'exemple.
3 -  Insister sur le respect des règles en assurant le suivi sur le terrain et être vigilant sur les  "hors jeu". 
4 -  Les règles et responsabilités doivent être claires et précises (utiliser des check-lists, illustrer par des schémas, indiquer ce qu'il faut faire et ne pas faire, dire pourquoi). 
5 -  Chacun doit avoir un exemplaire de ses règles et responsabilités. 
6 -  Contrôler que chacun est capable de restituer verbalement ses responsabilités. 
7 -  En cas d'erreur : signaler et faire corriger. Utiliser l'erreur comme moyen de prendre de bonnes habitudes. 
8 -  Dans le cas d'une section partagée (allées, aires de repos, salles de réunion, etc.) : 
* être encore plus précis dans l'attribution (quoi, qui, quand, où, comment), 
* ne laisser aucun espace ou objet sans affectation, 
* être responsable ne signifie pas tout faire, 
* afficher le plan des lieux et le nom des responsables, 
* organiser une rotation, 
* définir des périodes de rangement et nettoyage collectif.

Les sujets de KAIZEN dans les bureaux administratifs 
  • Gestion documentaire (circulation de l'information)
  • Les temps d'accès en recherche documentaire
  • Optimisation de l'arborescence des disques durs
  • Optimisation du reporting des résultats : exemple (fichier excel : 41 ko)
  • L'absenteisme (service RH) : étude des causes, populations ....
  • Arborescence et analyse des couts (arbre des pertes général)
  • Analyse des pertes matières premières et emballages (avec service production)
  • ....